Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Mit dem Modul Up2date halten Sie Ihre Kollegen über Ihren Terminstatus auf dem Laufenden und setzen Ihre Erreichbarkeit - und das alles ohne Ihren Workflow zu ändern. Up2date liest Ihre Termine aus dem Exchange-Server aus, übernimmt den Terminbetreff in Ihren Statustext und leitet Ihre externe Rufnummer um oder setzt Sie in den Ruhemodus (DND).

Installation

Beachten Sie für die Installation unsere Anleitung zur Installation von Modulen. Tragen Sie Ihren Lizenzschlüssel im Reiter Lizenz ein. Danach kann das Modul verwendet werden. Wenn Sie mehrere Modulkonfigurationen haben, können Sie den Lizenzschlüssel natürlich in alle Konfigurationen eintragen.

Konfiguration

Exchange-Verbindung

Es werden nicht alle Benutzer der STARFACE abgefragt. Stattdessen können Sie eine STARFACE-Gruppe angeben, deren Benutzer berücksichtigt werden. Sie können selbstverständlich eine Gruppe extra für diesen Zweck anlegen. Auf diese Weise können Sie mehrere Konfigurationen erstellen mit unterschiedlichen Einstellungen für unterschiedliche Benutzergruppen Ihres Unternehmens.

Der Zugriff auf den Exchange-Server erfolgt mit Hilfe eines Benutzers. Dieser muss Minimum das Recht "Prüfer" für alle Kalender der Benutzergruppe haben, um die Termine samt Betreff und Status verwenden zu können. Die Server-Adresse hat i.d.R. diese Form: 

https://<FDQN>/ews/exchange.asmx (on premise)

https://outlook.office.de/EWS/Exchange.asmx (Office 365)

Wie oft der Server abgefragt werden soll, können Sie über die Zeitsteuerung festlegen. Je nach Erreichbarkeit des Exchange und Größe der Benutzergruppe ist ein Wert zwischen einer und zehn Minuten sinnvoll. Bei der Abfrage der Termine wird eine gewisse Toleranz eingeräumt, sodass der Status meistens vor und nach dem Termin etwas über die Zeit geht.

Gültige Zertifikate

Es ist ein verbreiteter Fehler bei selbst erstellten Zertifikaten den internen NetBios-Namen des Exchange-Servers einzutragen. Solche Zertifikate sind ungültig und werden von dem Modul bzw. der STARFACE abgelehnt was dazu führt das keine HTTPS-Verbindung zum Exchange-Server aufgebaut werden kann. Dieser Fehler ist u.U. schwer zu entdecken, da einige Geräte solche Zertifikate trotzdem akzeptieren.

Ein valides Zertifikat enthält den Fully Qualified Domain Name, d.h. den externen DNS-Namen des Exchange-Servers.

In Microsofts Knowledge Base beschreibt der Artikel KB981954 die Lösung dieser Problematik.

 

Statusübernahme

Ein Chat-Status kann nur gesetzt werden, wenn der (Chat-) Benutzer online ist. Das heißt, dass der Benutzer einen Chat-Client installiert und gestartet haben muss, um von diesem Feature profitieren zu können. Chat-Clients sind sehr sparsam und verschwinden in der Taskleiste, wenn man will.

Tipp: Im Chat-Client Autostart aktivieren, sodass er immer da ist.

Tipp: Im Chat-Client auto-Away und ähnliche Dinge abschalten, damit die Termine nicht mit Status wie "abwesend" oder "inaktiv" überschrieben werden.

Mit der Statusübernahme regeln Sie, ob der Chat-Bereich der STARFACE überhaupt angesprochen werden soll. Sie können sowohl den Chat-Status (Away, DND usw.) verändern, als auch den Betreff des Termins als Chat-Statustext übernehmen. Bei mehreren gleichzeitigen Terminen werden die Termin Komma-getrennt hintereinander gesetzt. Wurde kein Termin gefunden, wird der Standardtext übernommen. Als privat markierte Termine werden mit  "Privat" übertragen.

Aktionen

Je nachdem, wie der Termin angelegt wurde, wird er als Frei, Beschäftigt, Abwesend oder "Mit Vorbehalt" angezeigt. Für jede Möglichkeit kann eine Standardaktion gesetzt werden. Diese wird dann bei jedem Termin von diesem Typ gesetzt, es sei denn im Terminbetreff wird die Aktion überschrieben.

Verwendung

Abgleich der Termine

Bei Aktivierung der Modulkonfiguration werden die Einstellungen gemäß der gerade laufenden Termine übernommen. Ab diesem Zeitpunkt werden die Termine regelmäßig geprüft. Präsenzanzeige und Benutzeraktion werden automatisch übernommen, wenn ein neuer Termin gefunden wird.

Wurde bspw. ein Termin gefunden und für den Benutzer Ruhe aktiviert, wird dies im Modul gespeichert. Nimmt der Benutzer den Ruhe-Status manuell raus oder überschreibt seinen Präsenzstatus, wird das ignoriert. Erst mit Ende des Termins bzw. beim nächsten Termin werden wieder neue Einstellungen gesetzt.

Tipp: Wenn Sie bspw. neue Personen zur Gruppe hinzufügen oder aus sonst einem Grund alle Präsenztexte und Aktionen neu setzen möchten, können Sie die Modulkonfiguration einfach einmal deaktivieren und wieder aktivieren.

Benutzeraktion im Termin überschreiben

Mit jedem Termin kann automatisch eine Einstellung für den Benutzer übernommen werden. Die auszuführende Aktion wird über die Betreffzeile des Termins gesteuert. Es kann so automatisch Ruhe oder eine Umleitung für die primäre externe Rufnummer eingeschaltet werden (das Umleitungsziel kann jeder Benutzer in seinen Umleitungen im Reiter Immer für seine Rufnummer setzen). Um eine solche Aktion auszulösen, setzen Sie in die Betreffzeile des Termins in Klammmern den entsprechenden Begriff. Ein Terminbetreff wie "Kundentermin Herr Meyer (Umleitung)" würde also die Umleitung der primären externen Rufnummer zu Terminbeginn aktivieren und natürlich am Ende des Termins deaktivieren. Entsprechend würde "Meeting (Ruhe)" im Terminbetreff für die Zeit des Termins die DND-Funktion (Ruhe-Funktion) einschalten.

Wurde eine Standardaktion (s.o.) gesetzt, kann diese also außer Kraft gesetzt werden. Sobald der Terminbetreff eine Benutzeraktion enthält, wird die Standardaktion ignoriert. "Kundentermin (Umleitung)" im Betreff würde also die Umleitung wie beschrieben aktivieren, auch wenn die Standardaktion Ruhe eingestellt ist. Der Ruhe-Modus würde in dem Fall nicht aktiviert. Soll die Standardaktion nur ausgeschaltet werden, kann das mit dem Stichwort "Nicht" bzw. "Keine" erreicht werden. Ein Terminbetreff "Entwicklertreffen (Keine Ruhe)" würde also die Standardaktion außer Kaft setzen.

Da private Termine das Auslesen des Terminbetreffs nicht erlauben, kann dieses Feature bei privaten Terminen nicht verwendet werden.

Sollten zwei Termine gleichzeitig gefunden werden, die beide eine Aktion erfordern, werden beide Aktionen durchgeführt. Kollidieren die Aktionen jedoch, wird stattdessen nichts ausgeführt und der Benutzer per E-Mail über den Konflikt informiert.

Beispiele

Termin(e)Aktion
Meeting mit Herrn Horn (Ruhe)DND wird aktiviert
Telefonkonferenz (Umleitung)Die primäre externe Rufnummer wird immer umgeleitet
Kurzbesprechung Einkauf (Nicht Ruhe)DND wird (entgegen der Standardeinstellung in der Modulkonfiguration) nicht aktiviert
Konferenz (Umleitung), Heute im Haus (Keine Umleitung)Konflikt! Keine Aktion wird ausgeführt; stattdessen E-Mail an den Benutzer.

Downloads

DatumModulversionGetestet mit STARFACE-VersionDownloadChangelog
17.01.2017436.4.2.12 - 6.4.2.20Up2date_v43.sfm 
21.03.2018446.4.2.12 - 6.4.2.20Up2date_v44_lic2018.sfm
  • Verwendung des neuen Offline-Lizenzmechanismus
28.03.2018536.4.3
  • Verwendung des neuen Offline-Lizenzmechanismus
16.05.2018546.4.3.34 
02.07.2018556.5.0.30Up2date_v55.sfm
  • Wiederherstellung der Kompatibilität mit STARFACE
11.09.2018566.5.1.5 - 6.6.0.6Up2date_v56.sfm
  • Wiederherstellung der Kompatibilität mit STARFACE
18.01.2019576.5.1.* - 6.6.0.*Up2date_v57.sfm
  • Verbesserung: Modul kann bei aktivem Modulupdatevertrag eigenständig die Modullizenzdatei erneuern.

 

FAQ

Frage/ProblemAntwort/Lösung
Obwohl alle Rechte für die Kalender vergeben sind, steht im Log, dass die Kalender nicht gelesen werden können.Möglicherweise nutzen Sie auf dem Exchange ein selbsterstelltes Zertifikat, sodass die Authentifizierung über https fehlschlägt.
Die Betreffe der Termine werden nicht im Web-Interface der STARFACE angezeigt.Da es sich dabei um Chat-Status handelt, muss für das Setzen des Status beim entsprechenden Benutzer ein Chat-Client eingerichtet sein.

Weitere Informationen

 

Haben wir Ihnen geholfen?

Konnten Sie mit dieser Dokumentation alle Ihre Fragen zum Produkt klären und es wie gewünscht in Betrieb nehmen? Wir freuen uns über Ihre Verbesserungsvorschläge - sowohl zum Produkt, als auch zu unserer Dokumentation. Schreiben Sie uns eine formlose E-Mail oder rufen Sie uns an. Vielen Dank!